Casi todas las demostraciones de software para conjuntos residenciales se parecen: pantallas limpias, un módulo tras otro y un administrador asintiendo sin saber muy bien qué debería estar preguntando. La lista que sigue es lo que conviene preguntar, ordenada por lo que más duele descubrir tarde. Ninguna pregunta requiere saber de tecnología; todas tienen una respuesta verificable.
1. ¿Quién pone la hora de cada registro?
Si la pone el dispositivo, el histórico completo depende de que nadie toque el reloj de una tablet. Si la pone el servidor, no hay forma de moverla desde la portería. Es la primera pregunta porque de ella depende que el registro sirva para algo el día de una reclamación.
2. ¿Se puede editar o borrar un registro ya guardado?
La respuesta correcta es que no, y que una corrección se escribe como registro nuevo. Si la respuesta es «sí, pero sólo el administrador», pregunte qué queda cuando alguien edita: idealmente, un rastro. Un historial que se puede limpiar deja de ser prueba justo cuando se necesita.
3. Si administro varios conjuntos, ¿qué impide que uno vea los datos del otro?
Hay dos respuestas posibles y son muy distintas. Una es «la aplicación filtra por conjunto»: ahí, un error de programación produce una fuga silenciosa. La otra es «la separación está escrita en la base de datos»: ahí, el mismo error produce una pantalla vacía. Pida que se lo expliquen, aunque no entienda los detalles técnicos; la forma de responder ya dice mucho.
4. ¿Cuánto tiempo guardan los datos de un visitante?
Un visitante no abrió una cuenta ni aceptó unos términos: sólo mostró la cédula en una reja. La Ley 1581 de 2012 obliga a conservar el dato únicamente el tiempo razonable y necesario para la finalidad, y esa finalidad se agota. Si la respuesta es «se guarda todo para siempre», la copropiedad va a quedar como responsable de un archivo que no puede justificar. Está explicado en habeas data y Ley 1581 en conjuntos.
5. ¿Recolectan biometría?
La huella es un dato sensible bajo la ley colombiana, con un régimen mucho más exigente: el titular no está obligado a entregarla y la autorización debe ser explícita e informada. Vale preguntarse si la finalidad de un ingreso ocasional justifica ese nivel de recolección.
6. ¿Cuánto tarda el vigilante en registrar una novedad corriente?
Pida que lo cronometren en la demostración, con la pantalla real y no con una diapositiva. Si una novedad frecuente toma más de diez segundos, en hora pico no se va a registrar. Es la causa número uno de que un sistema quede a medio llenar y la administración concluya que «no funcionó».
7. ¿Cómo busca el vigilante a una persona cuando sólo tiene un nombre?
La guía de un paquete trae un nombre, no la torre y el apartamento en el formato del conjunto. Si el sistema obliga a recorrer torre, piso y apartamento, el registro de correspondencia va a ser lento siempre. Ver el control de correspondencia.
8. ¿Qué pasa cuando se cae el internet?
Ninguna respuesta es mala en sí misma; la mala es la vaga. Un sistema que avisa en pantalla que la escritura no se confirmó es honesto. Uno que se queda callado deja al vigilante creyendo que registró algo que no existe.
9. ¿Qué se puede exportar, y en qué formato?
La rendición de cuentas ante la asamblea se prepara con archivos, no con capturas de pantalla. Un CSV que abra en Excel es suficiente. Si sólo se puede ver en pantalla, la información existe pero no se puede usar donde hace falta.
10. ¿Qué exactamente ve un residente?
Una minuta menciona unidades por nombre. Si los residentes ven la minuta completa del conjunto, el registro de la portería se convierte en un boletín sobre los vecinos, y va a haber una queja en la primera asamblea. Ver la aplicación para residentes.
11. ¿En qué sistemas operativos funciona la aplicación del residente?
Pregunta aburrida y decisiva. Si buena parte de su conjunto usa iPhone y la aplicación es sólo para Android, esos residentes no van a poder usar las funciones que dependen del celular. Es mejor saberlo antes de anunciarle el sistema a la copropiedad.
12. ¿Qué NO hace el sistema?
Es la pregunta que más información da y la que menos se hace. Un proveedor que responde «todo lo que usted necesite» no ha decidido nada, y un producto sin decisiones se rompe en el primer caso incómodo. Pida tres cosas que el sistema deliberadamente no hace y por qué.
Y una recomendación sobre quién debe estar en la demostración
El equipo de portería. La evaluación que sólo pasa por la administración deja por fuera a quien decide en la práctica si la herramienta se usa o si el cuaderno vuelve al mostrador en la segunda semana. Si el vigilante del turno de la noche no puede con la pantalla, el proyecto ya falló y todavía nadie lo sabe.
Si quiere ver cómo respondemos nosotros estas doce preguntas, agende una demostración: la hacemos sobre las torres y las viviendas de su propio conjunto.